social media marketing 12, social media marketing 18, social media marketing 9, تجارة-وأعمال, تجارة-وأعمال

كيفية تنظيم فعالية في 10 خطوات باحترافية | منصات التواصل الاجتماعي

سواء أكنت  تشكل فريقاً يختص بالتخطيط للمناسبات أو تنظيم فعالية و تفتح شركة المناسبات الخاصة بك ,فانت بحاجة إلى دليل ارشادي حول كيفية تنظيم المناسبات
بدءاً من الإدارة وانتهاءً بمقدمي الخدمة, ولهذا نحن هنا لمساعدتك .. دليلنا يشمل الآتي:

تنظيم فعالية

سواء أكنت  تشكل فريقاً يختص بالتخطيط للمناسبات أو تنظم فعالية و تفتح شركة المناسبات الخاصة بك ,فانت بحاجة إلى دليل ارشادي حول كيفية تنظيم المناسبات

كيفيه تنظيم فعالية في 10 خطوات ؟ 

1. تطوير رؤيتك للحدث الخاص بك :

تنظيم فعالية

سواء أكنت  تشكل فريقاً يختص بالتخطيط للمناسبات أو تنظم فعالية و تفتح شركة المناسبات الخاصة بك ,فانت بحاجة إلى دليل ارشادي حول كيفية تنظيم المناسبات

رؤيتك هي أساس الحدث. فمن خلالها يمكنك تقسيم وتحديد ما ترغب  أن تراه من مدخلات ومخرجات للحدث كمقدمي الحفل ,ايرادات, حضور, واهتمام وسائل الاعلام .. الخ  .فبداية عليك تحديد وجهتك ولتحديدها عليك بطرح هذه الاسئلة على نفسك لتأسيس رؤيتك حول الحدث :

1- ما هو الهدف من هذه المناسبة؟ وهذا هو السبب في أن هذا جعلك (أو عميلك) يتحرك في المقام الأول. هل تأمل في جمع المال من أجل قضية ما؟ هل تريد التسويق لمنتج ما ؟ زيادة الوعي بالعلامة التجارية؟ أو  مجموعة من الأهداف الأصغر حجما؟ حدد ما تأمل إنجازه، ولماذا يكون هذا الحدث هو السبيل للقيام بذلك.

2-كم عدد الحضور الذي تأمل ف جذبه؟ ذا كان الحدث حدثا سنويا، فأسعى إلى تحقيق نمو سنوي في أعداد الحاضرين على مدار السنة. أما  إذا كانت هذه هي المرة الأولى التي تستضيف فيها حدثا من هذا النوع، فمن المهم جدا أن يتم تثبيت رقم الشخص الحاضر المستهدف حتى تتمكن من قياس النجاح (وإنشاء ميزانية, والمزيد في هذا الصدد لاحقا). ابحث عن بيانات الحضور للأحداث المماثلة التي تمت استضافتها خلال السنوات القليلة الماضية لتكوين  فكرة عما يجب توقعه.

3-ما مقدار الإيرادات التي  تأمل جمعها من هذا الحدث ؟ كالسؤال السابق حول عدد الحضور فيجب أن يكون هدفك هو النمو على مدار العام بالتالي اجابتك على هذا السؤال سيساعدك على وضع ميزانية وتحديد ما تحتاجه من أجل تعويض النفقات .

قد تصاب الانبهار حين تفكر في تنظيم حدث ما وتشغلك أمور مثل اختيار السمات ,الألوان , والعلامات التجارية إلا ان كل  هذا سوف يأتي لاحقاً , كل ما تحتاجه في الوقت الحالي هو تنظيم وتدوين ملاحظاتك وتحديد اسباب قيامك بالحدث.

2. تكوين فريق العمل:

افضل شركة تسويق الكتروني - التسويق عبر الهاتف المحمول

سواء أكنت  تشكل فريقاً يختص بالتخطيط للمناسبات أو تنظم فعالية و تفتح شركة المناسبات الخاصة بك ,فانت بحاجة إلى دليل ارشادي حول كيفية تنظيم المناسبات

بمجرد تحديد رؤيتك  الخاصة بالحدث , حان الوقت لتكوين فريق العمل الخاص بك والذي سيحقق هذه الرؤية .ومع ذلك فإن تعيين فريق العمل ليسب هذه البساطة  إذ قد يتطلّب وجود بعض المتطوعين لتعليق الشعارات وتسجيل الحضور . وبصفتك مديراً للحدث فانت مسؤول عن شغل كافة الادوار المسندة إليك والتي تتطلب مهارات تقنية معينة و على الرغم من عدم انطباق هذه الشروط  على جميع المناسبات , فالمخطط أدناه يعطي نظرة عامة حول الأدوار التي تحتاجها للموظفين .

إذا كنت تجهل  من أين تبدأ البحث عن المرشحين، فإن مدونة Capterra لإدارة المواهب تقدم مجموعة من الموارد المفيدة، بما في ذلك قائمة تضم
عشرة قوائم عمل خاصة بالصناعة (مع المجالات ذات الصلة مثل
الاتصالات والتكنولوجيا).

وبمجرد  اختيارك للمرشحين  و التواصل معهم ومن ثم إجراء مقابلات , اجمع فريقك  وابدأ بإنشاء قنوات اتصال لتعزيز التعاون وخلق روابط ديناميكية
صحية بين  افراد الفريق . يمكنك استخدام برامج محادثة مثل
Slack  , برنامج Wrike القائم على ادارة العمل ضمن فريق , Hangouts من جوجل
كل هذه الخيارات رائعة لتواصل افراد الفريق بعه البعض .

وتذكر دوماً أن قنوات الاتصال وحدها لا تكفي لإدارة الفريق  فبصفتك قائداً لهم عليك تعزيز العلاقات بين اعضاء فريقك من خلال انشطة وتمارين تعزز التعاون بينهم .

3. وضع ميزانية للحدث:

افضل شركة تسويق الكتروني - التسويق عبر الهاتف المحمول

سواء أكنت  تشكل فريقاً يختص بالتخطيط للمناسبات أو تنظم فعالية و تفتح شركة المناسبات الخاصة بك ,فانت بحاجة إلى دليل ارشادي حول كيفية تنظيم المناسبات

تبعاً لوجهة نظرك للأمور فإن الأمور المالية لإدارة الحدث  قد تكون هي أكثر الأمور إثارة أو مللاً بالنسبة لك. فبغض النظر عن رأيك الشخصي يبقى المال هو المحرك الأساسي للمناسبة أي أنه “لا مال ..لا مناسبة”.

و سواء أكنت تقوم بالتخطيط لحدث خاص بك ، أو تقوم بتنظيم حدث للعميل، أو التخطيط لتمويل لمناسبة فإن اعداد الميزانية لهو أمر بالغ الأهمية في جميع الحالات. و إليك قائمة بالنفقات الأساسية التي يجب تضمينها في ميزانيتك:

  • المكان : استئجار غرف , توفير صندوق أمانات , موقف للسيارات ….الخ.
  • مواد سمعية وبصرية : أجهزة عرض , انترنت wifi, ميكروفونات , مكبرات صوت , كاميرات ..الخ.
  • ضيافة :  توفير نُدل (مقدمي الطعام) , تجهيزات الطاولات , الاطعمة والشروبات …الخ.
  • التسويق : من خلال منصات التواصل الاجتماعي، المواد المطبوعة وأعمال التصميم، ,وبرامج التسجيل .
  • الترفيه: موسيقى , نفقات مقدمي الحفل  والتي غالباً ما تكون مرتبطة بالمواصلات والمبيت .
  • نثريات : والتي تتضمن الديكور , الضرائب , فريق مساند , الرسوم ..الخ.

4. اختيار الزمان والمكان:

افضل شركة تسويق الكتروني - التسويق عبر الهاتف المحمول

سواء أكنت  تشكل فريقاً يختص بالتخطيط للمناسبات أو تنظم فعالية و تفتح شركة المناسبات الخاصة بك ,فانت بحاجة إلى دليل ارشادي حول كيفية تنظيم المناسبات

والآن وقد انتهيت من اعداد الميزانية  حان الوقت لاختيار مكان الحدث , قبل ان تبدأ البحث عن مكان قم بإعداد قائمة  تشمل متطلبات المكان ومرتبطة بالرؤية الخاصة بك ,وقم بالرجوع إلى هذه القائمة أثناء قيامك بالبحث عن مكان وإليك  عدة الاقتراحات عند قيامك بالعصف الذهني :

  • ما هو نوع موقف السيارات الذي تحتاجه؟
  • هل ستحضر  إلى معدات سمعية بصرية ، أم أن المكان سيوفرها؟
  • هل يتوافر في  المكان شبكة اتصالات  ، أم ستحتاج إلى توفير اتصال Wi-Fi؟
  • كم مساحة الأرضية التي تحتاج إليها؟
  • هل تحتاج إلى مساحة مفتوحة أوغرف مقسمة؟ (إذا كان الأخير، كم غرفة تحتاج إليها؟)
  • ما هي المسافة التي يحجز فيها هذا المكان؟ هل هو متوفر في الإطار الذي تبحث عنه؟
  • ما هي سياسات الإيداع والإلغاء واسترداد الأموال؟

5. تحديد الشركاء والممولين للحدث :

افضل شركة تسويق الكتروني - التسويق عبر الهاتف المحمول

سواء أكنت  تشكل فريقاً يختص بالتخطيط للمناسبات أو تنظم فعالية و تفتح شركة المناسبات الخاصة بك ,فانت بحاجة إلى دليل ارشادي حول كيفية تنظيم المناسبات

و لتوسيع ميزانيتك يمكنك التعاون مع الرعاة والشركاء المجتمعيين  فالإضافة الى امكانية دعمك مادياً من قبلهم حيث يمكن لشركائك فتح قنوات اعلانية  جديدة لك قد لا تكون متاحة لك في الوقت الحالي بدون مساعدة منهم ,كما أن وجود عدد كبير من الرعاة للحدث يقلل من مخاطرة المالية الخاصة بميزانيتك  .

و الآن إذا كنت مستعداً للبحث عن رعاة  وشركاء اتبع هذه الأربع خطوات :

1-فهم الأهداف التسويقية ؟ هل  يبحث الرعاة و الممولين المحتملين عن  فرصة لتحسين صورتهم العامة ؟ هل يرغبون بإعلانات حصرية ؟ من المهم معرفة إجابات هذه الاسئلة عن بحثك عن رعاة أو ممولين  حتى لا تشعر بالقلق عند طلب الممول أو الراعي إدراج مساحة إعلانية خاصة بهم أو عند تضمنيك لإعلاناتهم في الحدث .

2- حدد صُنّاع القرار الحقيقين : من المهم معرفة الى من تتحدث حتى لا تكرر عرضك أو  تعتمد على شراكة من خلال الاتصال بشخص ليس له
سلطة اتخاذ القرار . فبعض الشركات تتخذ قراراتها بالرجوع إلى  فريق التسويق الخاص بينما قد تتطلب شركات أخرى الرجوع إلى الجهات التنفيذية . 

3- احرص على أن تكمل  أعمالهم رؤيتك : فمثلاً لو كنت تنظم حدثاً خاصاً بحقوق الحيوان فالطبع لن تسعى الى الشراكة مع Perdue
(شركة تختص ببيع لحوم الدواجن ) إذاً عليك بالبحث عن شركاء تتوافق رؤيتهم مع رؤيتك لتضمن التوافق  وتجنب أي تعارض في الرسائل الموجهة في الحدث.

4-معرفة متى يجب أن تسأل : معظم الشركات تخطط  لرعاية (تمويل ) المناسبات قبل بداية سنتها المالية القادمة. فإذا كنت تسعى للحصول
على رعاية شركة ما ، فمن المهم إجراء استفسارات قبل الوقت المحدد لضمان وجودك على الرادار عندما يحين الوقت.

6. تطوير العلامة التجارية الخاصة بالحدث:

Hiring a good logo designing company

سواء أكنت  تشكل فريقاً يختص بالتخطيط للمناسبات أو تنظم فعالية و تفتح شركة المناسبات الخاصة بك ,فانت بحاجة إلى دليل ارشادي حول كيفية تنظيم المناسبات

لديك أهدافك، لديك ميزانيتك، ويوجد لديك فريقك. الآن، حان الوقت لبدء المتعة الاشياء.

  • ما هو اسم المناسبة \ الحدث ؟
  • ما هو اسم المناسبة الحدث ؟
  • ما  هي الألوان والأفكار الجمالية المُراد توظيفها ؟

يجب أن يتولى معظم هذا منسق (منسقو) العروض الترويجية، مع مدخلات الفريق.

ولكن لو كانت ميزانيتك محدودة فاللجوء الى  برامج تصميم الشعارات أوفر لك مادياً ,  يمكنك استخدام برامج مثل Canva , piktochart , pixlrبالمناسبة هذه البرامج هي برامج مجانية .

عند إنشاء رسومات ومواد تسويقية أخرى، قم بتحسين كل  مُخرج تسويقي . خذ بعين الاعتبار أن هذه الرسومات والمخرجات التسويقية  ليس لها حجم محدد وثابت على منصات التواصل الاجتماعي فاختيار صورة ذات ابعاد لا تتناسب مع  المنصة التي يتم التسويق من خلالها تُضعف من قوة تسويق المناسبة .

يمكنك الاستعانة   بهذه المقاسات :

Facebook: 1200px by 630px

Twitter: 440px by 220px

Instagram: 1080px by 1080px

Pinterest: 222px by 150px

7. تطوير ونشر الحملة التسويقية الخاصة بالحدث:

افضل شركة تسويق الكتروني - التسويق عبر الهاتف المحمول

سواء أكنت  تشكل فريقاً يختص بالتخطيط للمناسبات أو تنظم فعالية و تفتح شركة المناسبات الخاصة بك ,فانت بحاجة إلى دليل ارشادي حول كيفية تنظيم المناسبات

الآن لديك الاساسيات وحان الوقت للبدء لحشد الحضور. هناك عدة طرق لتسويق مناسبتك للحضور المحتملين، فلكل جيل طريقة تسويق خاصة به  منها طرق التسويق التقليدية مثل المكالمات المسجلة والبريد وهي طرق تناسب الأجيال القديمة لكن جيل هذه الألفية لن تناسبه هذه الطرق إطلاقاً فالحل إذاً في استخدام استراتيجيات التسويق الرقمي (Digital Marketing ). فكل شخص تقريباَ لديه هاتف محمول و صفحة بروفايل على منصة من منصات  التواصل الاجتماعي مما يُفرض على مخططي المناسبات التركيز على التسويق الرقمي .

طرق التسويق الرقمي : منصات التواصل الاجتماعي

  دعنا نقسم  خيارات التسويق الرقمي الخاصة بمنصات التواصل الاجتماعي حسب  (المنصة ,فحص  أفضل نطاق عمري  للوصول عبر المنصة ,ارشادات لتحسين النشر , بعض الاقتراحات حول أفضل الاماكن , طرق النشر).

 فيس بوك Facebook:

مناسب للتسويق للفئة العمرية من 18-49

أفضل الممارسات :

  • انضم إلى المجموعات ذات الصلة بموضوع الحدث الخاص بك وانشرها (سواء كانت سياسية أو بيئية أو موجهة نحو الأعمال أو تركز على التكنولوجيا أو غير ذلك).
  • استخدام الوسائل المرئية لجعل منشوراتك جذابة قدر الإمكان (الصور الثابتة ومقاطع الفيديو على حد سواء).
  • قم بالنشر مرتين على الأقل يوميا على صفحتك على فيس بوك لزيادة المشاركة .
  • استثمار جزء من ميزانية التسويق الخاصة بك في تعزيز المنشورات وإنشاء إعلانات لمناسبتك.

تويتر Twitter:

مناسب للتسويق للفئة العمرية من  18- منتصف العشرينيات 

أفضل الممارسات :

  • حصر الهاشتاجات الى 2 في كل منشور .
  • استخدم ادوات بحث الكلمات الرئيسية مثل Keyhole and Hashtagify لضمان الوصول والشعبية .
  •  لا تزد عن ثلاث تغريدات يومياً.
  • استخدم ال gif والصور في التغريدات لزيادة  المشاركات .

انستقرام Instagram :

مناسب للتسويق للفئة العمرية  من 18-34

أفضل الممارسات :

  • النشر يومياَ بمعدل منشور  كحد أدنى .
  • اجعل الهاشتاج مرح .
  • تأكد من التنويع في الهاشتاجات المستخدمة لتجنب  حظر منشوراتك .

آلية التسويق الرقمي : تسويق المحتوى :

 يُقصد بتسويق المحتوى إنشاء مواد عبر الإنترنت لمشاركة العلامة التجارية والترويج لها (مناسبة للحدث الخاص بك ) من خلال مقاطع الفيديو والمدونات ومنشورات منصات التواصل الاجتماعي.

يعد تسويق المحتوى طريقة رائعة لجذب الحاضرين والتحدث عن فوائد حضور مناسبتك. يجب أن يكون المحتوى الخاص بك مفيدا ومناسبا لحدثك، سواء كان دليلا إرشاديا أو قوائم موارد. لكن  تسويق المحتوى الأمر ليس السهل فتسويق المحتوى لا يعني فقط نشر بعض التدوينات في المدونة ومشاهدة الحاضرين فهي تتطلب استراتيجية تسويق المحتوى فعالة تتضمن الالتزام والتحسين.

قم بتحسين محرك البحث الخاص بك (SEO):

من الرائع اكتشاف القراء المحتوى الخاص بك من خلال منصات التواصل الاجتماعي \السوشيال ميديا  لكن وبسبب التغيرات الحاصلة على خوازميات فيس بوك وتويتر قد يَصعب الوصول الى المحتوى المتعلق بالحدث  \ المناسبة التي تنظم لها ولتجنب عليك تحتاج إلى إنشاء نفسك ومناسبتك في نتائج محركات البحث Google   وBing ….الخ 

خمس طرق لتحسين المحتوى الخاص بك بحيث يظهر بشكل جيد في محركات البحث :

1- قدّم المحتوى بشكل منتظم :

سواء اخترت منشورات المدونة أو مقاطع فيديو على يوتيوب، فمن المهم إنشاء جدول نشر منتظم. يعرض إنتاج المحتوى بشكل منتظم Google بأنك مصدر معلومات ثابت وموثوق به، مما يؤدي إلى تصنيفات أعلى لمحركات البحث. مرة، مرتين، ثلاث مرات في الأسبوع؟ يعود الأمر إليك، ولكن كن ثابتا واعلم جمهورك متى يمكنه توقع محتوى جديد منك.

2-  حافظ على المحتوى بك ضمن الموضوع :

يستخدم Google زحافات الويب  (برامج او نصوص  آلية تستعرض الشبكة الويب العالمية بهدف جمع البيانات  بشكل دوري ) بهدف تقييم المحتوى الخاص بك والتأكد من أن المحتوى الخاص بك يفي بما تعرضه  وفي حال تتناقض المحتوى مع الوعد المعروض من قبلك سينخفض معدل ظهورك على محركات البحث .

3- قم بإجراء البحث بواسطة الكلمات الرئيسية  ” Keyword Research & Analysis “:

يجب أن تكون الكلمات الرئيسية  متعلقة بالمحتوى الذي تقدمه , إذا كنت بحاجة إلى المساعدة في الحصول على الكلمات الرئيسية يمكنك الاستعانة بأدوات جوجل Google مثل  KeywordTool.io. H,أو keyword Planner Tool .

4-  الربط داخلياً ” Internal Linking “:

يساعد الربط بالمحتوى ذي الصلة على موقعك على الويب أو قناتك على تقليل معدل الارتداد (نسبة الزوار الذين يغادرون موقعك بعد زيارة صفحة واحدة فقط). وكلما طال الوقت الذي يستغرقه الزائر على موقع الويب الخاص بك، زاد احتمال تحوله  أي (التسجيل للحدث ).

5- ابحث عن فرص النشر كضيف ” Guest Posting ” :

ويُقصد بذلك أن تنشر المحتوى الخاص بك على مواقع ويب أخرى  , مما يزيد من فرص زيارة موقع الويب الخاص بك بالتالي احتمالية زيادة عدد الحاضرين الى المناسبة.

8. تحديد الاحتياجات التقنية :

افضل شركة تسويق الكتروني - التسويق عبر الهاتف المحمول

سواء أكنت  تشكل فريقاً يختص بالتخطيط للمناسبات أو تنظم فعالية و تفتح شركة المناسبات الخاصة بك ,فانت بحاجة إلى دليل ارشادي حول كيفية تنظيم المناسبات

التكنولوجيا ضرورية لتسهيل الحدث الناجح. أنت تعرف هذا. يعرف فريقك هذا  والجميع يعلم ذلك . ولكن، ماذا تحتاج بالضبط؟

فيما يلي، قمت بتقسيم ثلاثة أنواع من التقنيات التي ستحتاجها في مناسبتك، إلى جانب بعض الخيارات التجريبية التي يجب أخذها في الاعتبار:

1- برنامج التسجيل:

بمجرد أن يبدأ الحاضرون المحتملون في مشاهدة إعلانات وإشعارات المناسبة، تحتاج إلى نظام  بإمكانه التعامل مع توقعاتهم. تأكد من أن موقع الويب الخاص بك يحتوي على حقل تسجيل لتسجيل الحاضرين، ونظام لجمع البيانات لتخزين وإدارة كل هذه التسجيلات. توفر معظم خيارات برامج إدارة الأحداث وظيفة التسجيل، ولكن إذا كان نظام البرامج الموجود لديك يفتقر إلى ميزات التسجيل، فستحتاج إلى شراء برنامج تسجيل الحضور . وبحسب مدونة Capterra فأفضل خمس برامج لتسجيل الحضور  والحاصلة على تقييم خمس نجوم وتقييمات من قبل أكثر من خمسين مستخدم هي كالآتي :

Configio, VBO Tickets, Arlo Training and Event Software, Ticket Tailor, and RegFox.

2- معدات سمعية \ بصرية :

إذا كنت تريد أن يسمع جمهورك ما يجري ويستمر في المشاركة أثناء مناسبتك، فستحتاج إلى بعض المعدات

ستختلف الاحتياجات الخاصة بحسب الحدث، لكن معظم الأحداث تتطلب التالي :

-الميكروفونات .

-أجهزة العرض.

-سماعات .

-لوحات الصوت (اجهزة مزج الصوت ).

-الإضاءة.

إذا لم تتوافر هذه المعدات ، فتحقق من المكان الذي اخترته  لمعرفة إمكانية توفيرها و إذا لم تكن كذلك، راجع متاجر تأجير الموسيقى والمعدات المحلية.

3-معدات الاتصال

إذا كنت تستضيف حدثا كبيرا، فمن الضروري توفير اتصال سلس. لا يجب أن تكون معدات الاتصال مكلفة 

و إن كان لديك ميزانية محدودة ، فقم بإعداد دردشة مناسبة معينة باستخدام  تطبيقات الهاتف المحمول مثل Google Hangouts أو Slack , أما إذا كانت لديك ميزانية كافية  فيمكنك استئجار سماعات أوwalkie-talkie.

4- نثريات متعلقة بالتكنولوجيا :

وللقراء الذين لديهم ميزانية مفتوحة خاصة بالحدث بهم , يمكنهم إضافة  تقنيات تكنولوجية عالية لزيادة الإثارة في الحدث الذي تديره ومن هذه الأدوات :

-RFID  (Radio-frequency Identification) “تحديد الهوية  بموجات الراديو ” : وهي تقنية تستخدم ال Bluetooth لتبسيط  عملية قطع التذاكر من خلال السماح للحضور باستخدام الأجهزة المحمولة لدفع تكاليف المناسبة \ الحدث  والدخول .

– مقاطع فيديو 360 درجة : قدّم لمن لم  يتمكن من الحضور تجربة فيديو غامرة تتيح للمشاهدين التحكم بما يرونه.

Beacons: وهي عبارة عن( اجهزة تُستخدم لإرسال البيانات ذات الصلة بالموقع)  كإصدار التذاكر والدفع وعرض الخرائط .

9. تحديد وتوظيف المتعهدين :

افضل شركة تسويق الكتروني - التسويق عبر الهاتف المحمول

سواء أكنت  تشكل فريقاً يختص بالتخطيط للمناسبات أو تنظم فعالية و تفتح شركة المناسبات الخاصة بك ,فانت بحاجة إلى دليل ارشادي حول كيفية تنظيم المناسبات

لدينا الآن فريق متعاون ,الأمور تجري بسلاسة  , لديك المعدات اللازمة واجراءات التسجيل تتم على أكمل وجه إذاً يتبقى لدينا توفير متعهدين  لتقديم الطعام والترفيه .

  • خدمة توفير الطعام: قم باستطلاع الحاضرين المسجلين لمعرفة ما هي أذواقهم ،وإن كنت بحاجة إلى إنشاء أي أماكن خاصة لتناول الطعام, هناك العديد من أدوات الاستطلاع المجانية  التي بإمكانها مساعدتك .وبعد معرفتك لنوع الطعام عليك بالبحث عن متعهدة توجد مواقع ويب مثل Yelp وحتى قسم المراجعات الخاصة بـ Google تقدم معلومات معمقة حول جودة جميع أنواع الأعمال، بما في ذلك المتعهدون, ثم قم بإنشاء قائمة مختصرة من موفري خدمة الطعام للاتصال بأفضل سعر لمناسبتك والتفاوض عليه.
  • الترفيه \مقدم الحدث (العريف): هناك بعض الخطوات التي يجب اتخاذها عند حجز موسيقيين , ترفيه , مقدمي الحفل  ..الخ للحضور:
  • قم باستطلاع رأي الحاضرين لمعرفة ما الذي يثير اهتمامهم.
  • الاتصال بالوكيل أو مدير الحجز لتحديد الرسوم ذات الصلة والاحتياجات الفردية الخاصة بمقدم الحفل.
  • حجز الرحلات الجوية/المواصلات واتخذ ترتيبات الإقامة اللازمة.

10. التحضيرات النهائية :

افضل شركة تسويق الكتروني - التسويق عبر الهاتف المحمول

سواء أكنت  تشكل فريقاً يختص بالتخطيط للمناسبات أو تنظم فعالية و تفتح شركة المناسبات الخاصة بك ,فانت بحاجة إلى دليل ارشادي حول كيفية تنظيم المناسبات

وبعد كل هذا يتبقى عليك القيام بجولة تفقدية سريعة حول الآتي قبل بدء الحدث \المناسبة :

  • تواصل مع   المشاركين للتحقق من حضورهم (الرعاة , المتعهدين, مقدمي الحفل  ) والتحقق من المعدات، خدمة توفير الطعام، والترفيه.
  • قم بتسجيل الدخول مع مالكي/مديري الأماكن لتأكيد التاريخ والوقت سيكون كل شيء جاهزا لبدء الإعداد.
  • اختبر كل معداتك عند وصولها إلى المكان.
  • قم بإعداد نظام التذاكر لتسجيل وصول الضيوف.
  • إعداد ورقة عمل للجدول النهائي.
  • إعداد أكياس من الهدايا  باستخدام مواد المورد.
  • قم بإعداد نظام إدارة من المتطوعين لتتبع نوبات العمل والمسؤوليات إذا كنت تقدم مساعدة إضافية.

بمجرد بدء الحدث، قم بدور المشرف اهتم بالضيوف واحتياجاتهم وموظفيك، ركز على التجربة وقم بتسهيل الأمور والأهم من ذلك ثق في العمل التحضيري الذي أنجزته، والفريق الذي جمعته.

ما بعد المناسبة :

والآن انتهت المناسبة  وسارت الأمور على ما يرام لكن الأمور لا تقف هنا فعليك كمدير للمناسبة القيام بتقييم من خلال عدة خطوات منها :

  • برنامج إدارة المناسبات الخاص بك والذي يجب ان يحتوي على عدد الحضور, الإيرادات و  المشاركات الاجتماعية وتحليل هذه البيانات ومقارنتها بالأهداف التي تم وضعها وتسجيل أي تحديات تعرضت لها .
  • ارسال الاستطلاعات للحضور  والتي ستمنحك تقييم ستتمكن من خلاله من تحديد مناطق القوة والضعف.

قد يصل إعلانك الممول إلى مئات آلاف العملاء المستهدفين ولكن فرصة ظهوره هي ثوانٍ معدودة
فإن لم يكن احترافياً وجذاباً بما فيه الكفاية فوصوله لعميلك لم يفدك شيئاً في النهاية

اغتنم فرصتك مع سوشيالزر افضل شركة تسويق الكتروني وتمتع بإعلانات احترافية الى أبعد الحدود

للتفاصيل من هنا 

المصادر:

Capterra Blog :
How to Plan an Event: A 10-Step Guide

Related Posts

اترك تعليقاً

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني. الحقول الإلزامية مشار إليها بـ *